Από τη φωτογραφία της απόδειξης μέχρι την έγκριση και την απόδοση της δαπάνης — σε μία εφαρμογή, πάνω στο Microsoft 365 που ήδη διαθέτετε.
Το εξοδολόγιο είναι η διαδικασία που κανείς δεν θέλει να κάνει: αποδείξεις σε φακέλους, Excel που πηγαινοέρχονται και εγκρίσεις που χάνονται σε email. Την κλείνουμε σε μία εφαρμογή, από το κινητό του εργαζομένου μέχρι τη μισθοδοσία.
Ο εργαζόμενος φωτογραφίζει το παραστατικό από το κινητό και συμπληρώνει ποσό, κατηγορία και έργο. Λίγα δευτερόλεπτα, επιτόπου.
Τα έξοδα ομαδοποιούνται σε αναφορά δαπανών και υποβάλλονται με ένα κουμπί, με έλεγχο πληρότητας πριν φύγουν.
Ροή σε Power Automate δρομολογεί στον προϊστάμενο και, πάνω από όριο ποσού, στην οικονομική διεύθυνση — με έγκριση από Outlook ή Teams.
Τα εγκεκριμένα έξοδα φεύγουν προς μισθοδοσία ή ERP και εμφανίζονται σε dashboards ανά τμήμα, έργο και κατηγορία.
Η ίδια διαδικασία, δύο υλοποιήσεις. Ξεκινάτε από εκεί που σας βολεύει σήμερα και μετακινείστε αργότερα χωρίς να ξαναχτίσετε τη λύση.
Η έκδοση Canvas στηρίζεται στο Microsoft 365 που ήδη πληρώνετε. Ιδανική όταν θέλετε να λύσετε το εξοδολόγιο άμεσα, χωρίς νέα υποδομή ή άδειες.
Η model-driven έκδοση πάνω σε Dataverse, όταν χρειάζεστε αυστηρά δικαιώματα, σύνδεση με Dynamics 365 και το ERP, ή πιο σύνθετες διαδικασίες.
Και στις δύο εκδόσεις, προσαρμοσμένες στη δική σας πολιτική δαπανών.
Φωτογραφία ή scan του παραστατικού συνοδεύει κάθε έξοδο και αρχειοθετείται αυτόματα — τέλος οι φάκελοι με αποδείξεις.
Κανόνες ανά ποσό, κατηγορία, τμήμα ή έργο, με πολλαπλά επίπεδα, αναπλήρωση σε άδεια και υπενθυμίσεις.
Η πολιτική της εταιρείας μπαίνει στην εφαρμογή: ημερήσια όρια, επιτρεπτές κατηγορίες και υποχρεωτικά δικαιολογητικά.
Canvas app σε κινητό και tablet, με κάμερα και χρήση εκτός γραφείου· ίδια εφαρμογή και σε desktop.
Σύνολα ανά τμήμα, έργο, κατηγορία και εργαζόμενο, με ιστορικό και εξαγωγή σε Excel ή Power BI.
Όλα μένουν στο tenant σας — SharePoint για την έκδοση χωρίς επιπλέον κόστος, ή Dataverse για τη model-driven.
Καμία νέα υποδομή και κανένα ξεχωριστό σύστημα να συντηρείτε.
Η εφαρμογή σε κινητό, tablet και desktop — Canvas ή model-driven.
Εγκριτικές ροές, ειδοποιήσεις και σύνδεση με μισθοδοσία ή ERP.
Τα δεδομένα και τα παραστατικά στο δικό σας tenant, με τους δικούς σας κανόνες.
Dashboards δαπανών ανά τμήμα, έργο, κατηγορία και εργαζόμενο.
Πείτε μας τι θέλετε να λύσετε. Θα επανέλθουμε με προτεινόμενη προσέγγιση και επόμενα βήματα.